Interne communicatie vereenvoudigen met een slimme chatbot

Hessel Hoppenbrouwers
7 jan
1 minuten om te lezen

Bijgewerkt op: 24 feb

Illustratie van een vergadering in een middelgroot bouwbedrijf, met werknemers rond een tafel die via laptops en mobiele apparaten een AI-gestuurde chatbot raadplegen. Op een groot centraal scherm toont de chatbot antwoorden op vragen over vakantiedagen en declaraties, met pijlen die aangeven hoe complexe vragen naar afdelingen worden doorgestuurd. De sfeer is helder en efficiënt, met glimlachende collega’s in een georganiseerde daglichtomgeving. — Meeting over AI en bouw

Uitdaging:

Binnen een middelgroot bouwbedrijf was interne communicatie een uitdaging. Vragen over uiteenlopende onderwerpen, zoals projectevaluaties, HR-beleid, inkoopprocessen, en salarisadministratie, kwamen op verschillende afdelingen terecht. Dit leidde tot een hoge werkdruk voor HR en andere ondersteunende teams. Collega’s wisten vaak niet waar ze hun vragen moesten stellen, wat resulteerde in inefficiëntie en onnodige vertragingen in het beantwoorden van eenvoudige vragen.

Oplossing:

We implementeerden een AI-gestuurde chatbot die medewerkers via een intern platform of WhatsApp direct kon helpen. De chatbot beantwoordde veelgestelde vragen over onderwerpen zoals vakantiedagen, declaraties, en bedrijfspolicies. Daarnaast hielp de chatbot bij het verzamelen van feedback tijdens projectevaluaties en gaf het reminders over deadlines, zoals beoordelingsgesprekken of het indienen van urenstaten. Complexere vragen werden automatisch doorgestuurd naar de juiste afdeling, waardoor er direct actie kon worden ondernomen.

Resultaat:

Snelle antwoorden: 80% van de vragen werd direct beantwoord door de chatbot, zonder tussenkomst van HR of andere afdelingen.
Betere focus: HR- en managementteams konden zich richten op strategische taken in plaats van routinematige vragen te beantwoorden.
Medewerkers tevredenheid: Collega’s hadden altijd toegang tot accurate en actuele informatie, wat frustraties verminderde. Een mooie bijvangst was de vermindering van simpele vragen.
Efficiënte evaluaties: Het verzamelen van feedback en het delen van resultaten na projectevaluaties werd geautomatiseerd, wat tijd bespaarde.

Met deze oplossing werd interne communicatie gestroomlijnd en ontstond er meer rust en efficiëntie binnen het bedrijf. De chatbot zorgde niet alleen voor snellere antwoorden, maar versterkte ook de betrokkenheid van medewerkers door duidelijke en toegankelijke informatievoorziening.